Καταστατικό και διαδικασίες λήψης αποφάσεων

Το καταστατικό αποτελεί το κείμενο στο οποίο αποτυπώνονται το όραμα, οι σκοποί, η οργανωτική δομή και οι διαδικασίες διαχείρισης του εγχειρήματος. Το κάθε καταστατικό είναι μοναδικό, προσαρμοσμένο στις ανάγκες και τους στόχους της κάθε ομάδας, με βάση το υπάρχον νομικό πλαίσιο κάθε χώρας. Σε γενικές γραμμές, τα συνεργατικά στεγαστικά εγχειρήματα ακολουθούν τις συνεταιριστικές αρχές: συμπεριληπτικότητα, δημοκρατικότητα, αυτοοργάνωση, αλληλεγγύη, συνεργασία, ενδιαφέρον για την κοινότητα και το περιβάλλον. Παράλληλα, εισάγονται δικλείδες προστασίας για την εξασφάλιση της συλλογικής ιδιοκτησίας και την αποτροπή ενδεχόμενης μελλοντικής κερδοσκοπίας επί του ακινήτου.

Τα μέλη αποφασίζουν ισότιμα: ένα μέλος = μια ψήφος. Όλα τα μέλη έχουν ίσα δικαιώματα και υποχρεώσεις, διαμορφώνουν μαζί τούς όρους δημιουργίας και λειτουργίας τού συνεταιρισμού (καταστατικό, οικονομική διαχείριση, κ.α.), καθώς και τους κανόνες της συγκατοίκησής τους. Παρότι προαιρετική, η συμμετοχή είναι απαραίτητη καθώς συμβάλλει στη δημοκρατικότητα και στη διαφάνεια των διαδικασιών, στην κατανομή των ευθυνών, στην ενίσχυση του αισθήματος της κοινότητας και του αμοιβαίου σεβασμού.

Σε τυπικούς στεγαστικούς συνεταιρισμούς την διαχείριση αναλαμβάνει το Διοικητικό Συμβούλιο που εκλέγεται από τα μέλη. Οι σημαντικές αποφάσεις λαμβάνονται από την Γενική Συνέλευση όλων των μελών, ανεξάρτητα από το αν κατοικούν ή όχι στο εγχείρημα. Με αυτό το μοντέλο λειτουργούν συνήθως οι πιο κλειστοί στεγαστικοί συνεταιρισμοί ιδιοκτησίας (ή equity coops) όπου μέλη είναι μόνο οι συνιδιοκτήτες-κάτοικοι του συνεταιρισμού.
Σε άλλες περιπτώσεις γίνεται διαχωρισμός μεταξύ των αποφάσεων που αφορούν την διαχείριση του ακινήτου ή ζητήματα επέκτασης του εγχειρήματος, και της διαχείρισης της καθημερινότητας της κατοικίας (οικονομική διαχείριση, επιλογή ενοίκων κλπ.) που αναλαμβάνει ο σύλλογος κατοίκων. Αυτό συμβαίνει ιδιαίτερα τους συνεταιρισμούς ενοικίου, σε περιπτώσεις στεγαστικών εγχειρημάτων που λειτουργούν ως δίκτυο ή όπου υπάρχει ένας μεγαλύτερος συλλογικός φορέας (συνεταιρισμός-ομπρέλα) και επιμέρους συνεργατικά στεγαστικά εγχειρήματα ή σε πιο υβριδικά και σύνθετα νομικά σχήματα.

Κατά τη διαδικασία λήψης αποφάσεων, ιδιαίτερα σε κρίσιμα ζητήματα, τα περισσότερα εγχειρήματα επιδιώκουν να εφαρμόσουν την αρχή της επίτευξης της συναίνεσης, και όχι της πλειοψηφίας.

Νομική μορφή

Η νομική μορφή ενός συνεργατικού στεγαστικού εγχειρήματος μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το νομικό σύστημα και τις δυνατότητες που δίνει το θεσμικό πλαίσιο σε κάθε χώρα. Η πιο συνηθισμένη νομική μορφή συνεργατικής κατοικίας είναι οι στεγαστικοί συνεταιρισμοί. Την ίδια λειτουργία όμως μπορούν να επιτελέσουν και άλλες νομικές μορφές, ιδίως σε χώρες που δεν υπάρχει ειδικά διαμορφωμένο θεσμικό πλαίσιο. Αυτές κυμαίνονται από κεφαλαιουχικές εταιρικές μορφές που ανήκουν συλλογικά στα μέλη (όπως οι Εταιρείες Περιορισμένης Ευθύνης), μορφές της Κοινωνικής Αλληλέγγυας Οικονομίας (π.χ. αστικοί συνεταιρισμοί, ΑΜΚΕ, ΚΟΙΝΣΕΠ), μέχρι πιο εξειδικευμένες νομικές μορφές, όπως τα Community Land Trusts (καταπιστεύματα γης) στα οποία υπάρχει και συμμετοχή του δημοσίου. 

Συχνά, επιλέγεται η χρήση συνδυασμού νομικών μορφών, ανάλογα με το οργανωτικό σχήμα του εγχειρήματος και το νομικό πλαίσιο της κάθε χώρας. Για παράδειγμα, μπορεί όλη η λειτουργία του εγχειρήματος να καλύπτεται είτε από έναν αυτόνομο Αστικό ή Στεγαστικό Συνεταιρισμό [ειδικά για μικρής κλίμακας συλλογικές κατοικίες όπως η Numero Zero S.C.A.R.L. (Societa’ Cooperativa a Responsabilita’ Limitata) στο Τορίνο],  είτε από παραδοσιακούς συνεταιρισμούς κατοικίας (όπως ο ABZ στη Ζυρίχη), είτε από πιο σύνθετα σχήματα διάκρισης διαφορετικών επιπέδων διαχείρισης, ειδικά όταν συμμετέχουν δικτυωμένα εγχειρήματα.

Μια συνηθισμένη διάκριση που γίνεται είναι αυτή ανάμεσα στη δημιουργία του συλλογικού φορέα, που έχει την ιδιοκτησία του ακινήτου, και του συλλόγου μελών-κατοίκων. Ο πρώτος έχει την αρμοδιότητα διαχείρισης και επέκτασης του εγχειρήματος, με τη συμμετοχή μιας ευρύτερης κοινότητας μελών-υποστηρικτών, ενώ ο δεύτερος ρυθμίζει την καθημερινότητα και την κοινή διαβίωση. Πιο σύνθετα σχήματα μπορεί να περιλαμβάνουν έναν οργανισμό-ομπρέλα -μια συλλογική υποδομή- που αναλαμβάνει ρόλους εκπαίδευσης, έρευνας, δικτύωσης και συνηγορίας (π.χ. η οργάνωση Sostre Civic, στη Βαρκελώνη), ενώ μπορεί να λειτουργεί και εγγυητικά ως προς την εξασφάλιση των μη κερδοσκοπικών, κοινωφελών στόχων (π.χ. Mietshäuser Syndikat). Επίσης, μπορούν να υπάρχουν συνδεδεμένα στεγαστικά εγχειρήματα. Χαρακτηριστική περίπτωση αποτελεί το δίκτυο συνεργατικών κατοικιών Mietshäuser Syndikat, που από την σύλληψή του βασίστηκε σε ένα σύνθετο σχήμα διασυνδεδεμένων Εταιριών Περιορισμένης Ευθύνης (ΕΠΕ) και Συλλόγων ενοικιαστών.

Η ύπαρξη ενός ηθικού τραπεζικού τομέα είναι καθοριστική για την ανάπτυξη τέτοιων εγχειρημάτων, καθώς η εμπειρία από άλλες χώρες (αλλά και την Ελλάδα) έχει δείξει ότι οι εμπορικές τράπεζες δεν εμπιστεύονται τέτοιου τύπου πρωτοβουλίες. Επιπλέον, έχει φανεί ότι η άμεση στήριξη από το κράτος (με χρηματοδότηση και/ή διάθεση ακινήτων) ή  η έμμεση (με ειδικό πλαίσιο φορολόγησης) είναι καθοριστική για τη βιωσιμότητα αυτών των εγχειρημάτων. Έτσι, πολλά εγχειρήματα, παράλληλα με την επεξεργασία και ανάπτυξη του δικού τους σχεδίου, επεξεργάζονται προτάσεις και διεκδικούν τη διαμόρφωση ενός υποστηρικτικού πλαισίου από το κράτος.
Πράγματι, η χρηματοδότηση συνεργατικών στεγαστικών εγχειρημάτων είναι πιο δύσκολη από άλλα, μικρότερης κλίμακας, εγχειρήματα της κοινωνικής και αλληλέγγυας οικονομίας, επειδή: α) απαιτείται μεγάλο αρχικό κεφάλαιο για την αγορά (ιδιαίτερα σε κεντρικές αστικές περιοχές όπου οι αξίες γης είναι μεγάλες), επισκευή και διαμόρφωση των κατοικιών, και β) χρειάζεται σημαντικός χρόνος για την απόσβεση του κεφαλαίου, άρα και μεγαλύτερη ή πιο μακροχρόνια δέσμευση από τα μέλη. 
Από την άλλη, η δυνατότητα του συνεταιρισμού να παρέχει σταθερή στέγαση σε χαμηλότερο κόστος, παράλληλα με τις ποιοτικές υπηρεσίες μιας διαφορετικής εμπειρίας συλλογικής κατοίκησης, είναι κίνητρα που προσελκύουν μέλη και σταθερούς κατοίκους, διασφαλίζοντας έτσι μακροπρόθεσμα τη δυνατότητα αποπληρωμής των δανείων.